PRINCE2® definiert sieben Prozesse, die das Projekt von der ersten Idee bis zum formalen Abschluss begleiten. Sie sind keine starren Vorschriften, sondern ein Rhythmus – wie die Taktschläge eines Dirigenten, der dafür sorgt, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit das Richtige tun.

Vorbereiten eines Projekts: Der Moment vor dem Start. Lohnt sich diese Reise überhaupt?

• Anleitung: Beantworten Sie drei Fragen, bevor Sie zusagen: Warum jetzt? Wer trägt die Verantwortung? Haben wir genug Information für eine fundierte Entscheidung?

• Praxis-Tipp: Ein Projekt ohne klar benannten Auftraggeber ist wie eine Gleichung ohne Lösung. Klären Sie die Rollen, bevor Sie den ersten Schritt machen.

Lenken eines Projekts: Die strategische Kontrolle – während des gesamten Projekts.

• Anleitung: Vereinbaren Sie Toleranzgrenzen mit dem Lenkungsausschuss. Solange der Projektmanager innerhalb dieser Grenzen arbeitet, braucht das Gremium nicht einzugreifen.

• Praxis-Tipp: Lenken bedeutet nicht: jede E-Mail kontrollieren. Lenken bedeutet: zur Stelle sein, wenn das Projekt Sie wirklich braucht.

Initiieren eines Projekts: Die Blaupause entsteht. Hier wird aus einer guten Idee ein konkreter Plan.

• Anleitung: Erstellen Sie eine Projektleitdokumentation (PLD), die Umfang, Kosten, Zeit, Rollen und Risikostrategie klar regelt. Lesen Sie sie gemeinsam – laut, im Meeting.

• Praxis-Tipp: Die häufigste Falle: Die PLD wird als Formalität behandelt. Wer sie nicht ernst nimmt, zahlt den Preis in Phase drei.

Managen eines Phasenübergangs: Der ehrlichste Moment im Projekt. Sollen wir weitermachen?

• Anleitung: Erstellen Sie am Ende jeder Phase eine Bilanz aus vier Dimensionen: Zeit, Budget, Umfang, Risiken. Sind mehr als zwei davon im roten Bereich, ist Innehalten klüger als Weitermachen.

• Praxis-Tipp: Ein rechtzeitig gestopptes Projekt ist keine Niederlage. Es ist eine der klügsten Entscheidungen, die ein Unternehmen treffen kann.

Steuern einer Phase: Die tägliche Arbeit des Projektmanagers – in hunderten kleiner Entscheidungen.

• Anleitung: Führen Sie kurze Puls-Meetings ein: 15 Minuten, drei Fragen. Was wurde abgeschlossen? Was steht an? Gibt es ein Hindernis?

• Praxis-Tipp: Achten Sie auf drei Warnsignale: Stille im Team, ewige „90%-Meldungen" und Scope Creep im Tarnanzug.

Managen der Produktlieferung: Hier passiert die eigentliche Arbeit – das Team liefert.

• Anleitung: Definieren Sie für jedes Lieferobjekt messbare Qualitätskriterien. Qualität ist keine Meinung – sie ist eine Gleichung mit einer überprüfbaren Lösung.

• Praxis-Tipp: Der Projektmanager muss nicht wissen, wie jedes Produkt entsteht. Er muss wissen, woran er erkennt, dass es fertig ist.

Abschließen eines Projekts: Das Ende ist kein Schlusspunkt – es ist ein Komma für das nächste Projekt.

• Anleitung: Schließen Sie formal ab: Produktabnahme, Business-Case-Bewertung, Lessons Learned, Abschlussbericht. Und vergessen Sie den Nutzenrevisionsplan nicht – denn der versprochene Mehrwert zeigt sich oft erst Monate nach Projektende.

• Praxis-Tipp: Stellen Sie sich nach jedem Projekt dieselbe Frage wie zu Beginn: „Würde ich dieses Projekt heute wieder starten – mit dem Wissen, das ich jetzt habe?" Die Antwort macht Sie besser.

Wenn Sie die Themen als das Was verstehen, dann sind die Prozesse das Wann. Zusammen ergeben sie ein Projekt, das nicht nur gestartet, sondern auch erfolgreich beendet wird.