Organisation
Ein Projekt zu leiten ist wie das Betreiben einer exzellenten Kaffeebar
Organisation
Ein Projekt zu leiten ist wie das Betreiben einer exzellenten Kaffeebar
Es reicht nicht, nur gute Bohnen zu haben. Man braucht die richtige Maschine, das passende Handwerk und jemanden, der alle Prozesse im Blick behält.
Das „Toth-Barista-Modell“: Wer sorgt für den perfekten Genuss?
In der Praxis nutzt man ein bewährtes Rollenmodell, damit jeder Handgriff sitzt und die Qualität stimmt:
Der Auftraggeber: "Der Café-Besitzer"
Er gibt die Vision vor: „Ich möchte das beste Café der Stadt eröffnen.“ Er trägt die Gesamtverantwortung, stellt das Budget bereit und sichert den Business Case.
In der Praxis: Er investiert nur, wenn der „Kaffee“ (das Projektergebnis) auch wirtschaftlich sinnvoll ist.
Der Benutzervertreter: "Der Kaffeetrinker"
Er vertritt die Menschen, die am Ende mit dem Ergebnis arbeiten. Er definiert die Anforderungen: „Der Espresso muss heiß sein und eine perfekte Crema haben.“
In der Praxis: Er stellt sicher, dass das Projekt am Ende einen echten Nutzen für die Anwender bringt – und nicht am Kunden vorbeigeplant wird.
Der Lieferantenvertreter; "Der Röstmeister & Techniker"
Er ist der Experte für das „Wie“. Er stellt die Ressourcen, die Bohnen und die Technik bereit. Er bürgt dafür, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden.
In der Praxis: Er prüft, ob die Wünsche des Kunden technisch machbar sind. Er sagt: „Für diesen Geschmack brauchen wir genau diese Röstung und jenen Mahlgrad.“
Der Projektmanager: "Der Betriebsleiter"
Er steht im Zentrum und koordiniert das Tagesgeschäft. Er sorgt dafür, dass der Besitzer, der Trinker und der Röster Hand in Hand arbeiten.
In der Praxis: Er steuert Zeit, Kosten und Qualität. Er halt die Toleranzen ein – solange der „Milchpreis“ im Rahmen bleibt, entscheidet er; wenn es kritisch wird, holt er den Besitzer (Lenkungsausschuss) dazu.
Der Teammanager: "Der Barista an der Maschine"
Er ist der Profi vor Ort. Er bekommt vom Projektmanager den Auftrag für ein „Arbeitspaket“ (z. B. „Bereite 50 Cappuccino vor“).
In der Praxis: Er verantwortet die fachgerechte Erstellung der Produkte innerhalb der vereinbarten Zeit. Er meldet sofort, wenn „noch Bohnen benötigt werden, bevor sie ausgehen“, damit der Vorrat rechtzeitig aufgefüllt werden kann.
Die Projektsicherung: "Der Qualitätsprüfer"
Ein unabhängiger Blick darauf, ob der Kaffee wirklich schmeckt und die Hygienevorschriften eingehalten werden.
In der Praxis: Er prüft neutral, ob die Berichte des Projektmanagers mit der Realität an der Theke übereinstimmen.
Die Änderungsinstanz (Der Rezept-Ausschuss)
Was passiert, wenn Kunden plötzlich Hafermilch statt Kuhmilch wollen?
In der Praxis: Er Entscheidet sich nicht spontan „aus dem Bauch“, sondern prüft: Haben wir Platz für die Lagerung? Was kostet das? Erst dann wird das „Rezept“ (der Projektplan) offiziell geändert.
Die Projektunterstützung: "Die Verwaltung im Hintergrund"
Die Abrechnung, die Dienstpläne und die Dokumentation der Rezepte.
In der Praxis: Damit der Barista (Teammanager) sich auf den Kaffee konzentrieren kann, nimmt ihm die Unterstützung den Schreibkram ab.
Die Formel für Effizienz: "Rollenfusion"
Maximale Struktur bei minimalem Aufwand – passend für jede Projektgröße.
Wenn Ihr Projekt kein riesiges Imperium ist, sondern ein wendiger Espresso-Wagen, passen Sie die Rollen an. In der Mathematik wie im Projektmanagement gilt: Zusammenfassen erlaubt, Division durch Null ist nicht zulässig und die Logik muss stimmen:
🟢 Erlaubte Kombinationen: "Die Effizienz-Formel":
Bei kleinen Projekten kann man die Rollen zusammenlegen, um Reibungsverluste zu minimieren.
AG + BV = 1 Person
Der „Besitzer-Genießer“
Der Auftraggeber ist gleichzeitig der Benutzervertreter
Kurze Wege: Wer zahlt, entscheidet sofort über den Geschmack.
PM + TM = 1 Person
Der „Meister-Barista“
Der Projektleiter führt das kleine Team direkt fachlich an.
Direkte Umsetzung: Planung und Handwerk aus einer Hand.
PM + PU = 1 Person
Der „Self-Service“
Administrative Aufgaben werden vom Projektleiter miterledigt.
Kostensparend: Kein unnötiger Wasserkopf für den Papierkram.
🔴 Die Division durch Null ist verboten: "Was niemals kombiniert werden darf":
Bestimmte Rollen müssen getrennt bleiben, damit Ihr Projekt nicht „bitter“ wird oder das Budget „überläuft“. 1≠0
Auftraggeber ≠ Projektmanager
Die Logik: Derjenige, der das Geld gibt (Besitzer), braucht jemanden, der ihn objektiv berät und steuert (Betriebsleiter).
Kaffee-Praxis: Wer die Kasse verwaltet, darf nicht gleichzeitig der Einzige sein, der den Wareneinkauf blind unterschreibt. Kontrolle schafft Vertrauen.
Lenkungsausschuss ≠ Projektsicherung:
Die Logik: Man kann sich nicht selbst objektiv prüfen.
Kaffee-Praxis: Die Lenkung kann nicht gleichzeitig der unabhängige Hygiene-Prüfer sein. Qualität braucht den Blick von außen.
So kann garantiert werden:
Schlanke Prozesse: Überflüssige Besprechungen und Hierarchien werden abgeschafft.
Klare Verantwortungsbereiche: Selbst wenn eine Person zwei „Hüte” trägt, ist klar, wann sie als Eigentümer und wann als Barista spricht.
Skalierbarkeit: klein anfangen, aber die Struktur ist bereit für Wachstum, sobald das „Kaffeegeschäft” expandiert.
Der oben genannte Rollen ist natürlich nicht nur für den Kaffe verantwortlich, sondern für alle Elemente des Projekts, wie Räumlichkeiten, Einrichtung, Ausstattung, Personal und Image usw., das Gäste anzieht.
Bis jetzt gibt es eine Idee, das Projektmanagement steht, der Business Case Entwurf ist fertig. Dann kann die Planung beginnen. Sind Sie noch da?