Die Vorbereitungsphase hat uns gezeigt: Das Projekt ist es wert. Jetzt beginnt die eigentliche Detailarbeit. Wenn die Vorbereitung das Fundament ist, dann ist die Initiierung die Blaupause des Hauses.

Alles, was in dieser Phase geplant wird, wird zum Maßstab für alle späteren Entscheidungen. Deshalb darf sie nicht überstürzt werden – aber auch nicht endlos dauern.

Was entsteht hier? Die Projektleitdokumentation (PLD)

Die PLD ist das zentrale Dokument des Projekts. Es ist kein starres Handbuch, sondern ein lebendiges Regelwerk, das folgende Fragen beantwortet:

• Was soll geliefert werden? (Umfang und Qualitätsanforderungen)

• Wie werden wir es liefern? (Lösungsansatz und Methodik)

• Bis wann und für wie viel? (Zeit- und Kostenplan)

• Wer ist für was verantwortlich? (Rollen und Befugnisse)

• Was passiert wenn etwas schiefläuft? (Risiko- und Problemmanagement)

Die häufigste Falle in der Initiierung

In der Praxis erlebe ich regelmäßig denselben Fehler: Die Initiierung wird als Formalität behandelt.

Man kopiert ein Template, füllt es halb aus, und der Lenkungsausschuss nickt es ab, ohne es wirklich gelesen zu haben. Das Ergebnis: Im dritten Monat stellt sich heraus, dass Auftraggeber und Team völlig unterschiedliche Vorstellungen vom Endprodukt hatten.

Meine Empfehlung: Lesen Sie die PLD gemeinsam, laut, in einem Meeting. Die Unstimmigkeiten werden innerhalb der ersten zehn Minuten auftauchen – und das ist gut so. Hier ist der richtige Moment dafür, nicht in Phase 3.

Praxisbeispiel: Café Logik – Initiierungsphase

Im Café-Projekt bedeutete die Initiierung konkret:

• Detaillierter Umbauplan mit Kostenpositionen (nicht nur „ca. 65.000 €")

• Lieferantenverträge für Kaffeemaschinen und Möbel mit Lieferterminen

• Einstellungsplan: Wann brauchen wir welche Mitarbeiter?

• Qualitätskriterien: Was bedeutet „guter Kaffee" für uns – messbar?

Erst nach dieser Detailtiefe war klar: Das Projekt ist initiiert. Nicht vorher.