Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, sollten die Projektziele vereinbart, die Ergebnisse dokumentiert und an die Stakeholder übergeben, sowie eine abschließende Bewertung vermittelt und Lernen aus Erfahrungen für die Zukunft gesammelt werden. Der Abschluss umfasst die formale Abnahme, die Archivierung der Projektdokumentation und eine Würdigung der Teamleistung.

Zweck

Ist es einem Punkt zum definieren an dem die Abnahme eines Projektprodukts bestätigt wird, und anzuerkennen, dass die in der ursprünglichen Projektdokumentation definierten Ziele oder auch genehmigte Änderungen diesen Ziele erreicht wurden sind oder mit dem Projekt keine weiteren Ergebnisse erzielt werden können.

Zielsetzung:

• Verifizierung der Produktabnahme:

o Bestätigung der Akzeptanz: Es muss formal bestätigt werden, dass der Kunde oder die Nutzer die Projektergebnisse abgenommen haben. Dies sollte durch eine schriftliche Abnahmebescheinigung oder ein Abnahmeprotokoll erfolgen, das die Erfüllung der Qualitätsstandards belegt.

o Sicherstellung der Zufriedenheit: Während des Abnahmeprozesses sollte die Zufriedenheit der Stakeholder überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse ihren Erwartungen entsprechen. 

• Übergabe der Produktunterstützung:

o Betriebsfähigkeit sicherstellen: Der Projektstandort oder die zuständige Abteilung muss in der Lage sein, die Unterstützung und den Betrieb der Projektergebnisse nach Projektauflösung zu übernehmen.

o Dokumentation und Schulung: Alle relevanten Informationen, wie Dokumentation, Betriebshandbücher und Schulungsunterlagen, müssen bereitgestellt werden. 

• Leistungsüberprüfung:

o Vergleich mit der Baseline: Die Projektleistung, einschließlich Zeit, Kosten und Qualität, wird anhand der ursprünglich vereinbarten Projekt-Baseline bewertet.

o Lernen  aus Erfahrungen: Die Überprüfung dient dazu, aus den Erfahrungen zu lernen und Verbesserungspotenziale für zukünftige Projekte zu identifizieren. 

• Bewertung des erzielten und zukünftigen Nutzens: 

o Bewertung der Vorteile: Es wird evaluiert, welcher Nutzen durch das Projekt bereits realisiert wurde.

o Prognose aktualisieren: Die Vorhersage für den noch ausstehenden Nutzen wird aktualisiert.

o Nutzensüberprüfung planen: Ein Plan für die spätere Überprüfung des zukünftigen Nutzens wird erstellt, um sicherzustellen, dass die erwarteten Vorteile auch nach Projektabschluss eintreten. 

• Umgang mit offenen Punkten:

o Empfehlungen für Folgemaßnahmen: Alle noch offenen Risiken und ungelösten Issues müssen erfasst und mit klaren Empfehlungen für das weitere Vorgehen versehen werden.

o Verantwortlichkeiten klären: Es muss eindeutig festgelegt werden, wer für die Nachverfolgung der offenen Punkte zuständig ist, und diese Informationen müssen an die betreffende Organisation übergeben werden. 

Kontext:

Der Kontext beschließt ein Projekt durch die Planung von Abschlussaktivitäten in der letzten Managementphase, die Information des Lenkungsausschusses zur Entscheidung über die Projektbeendigung, die offizielle Benachrichtigung des Auftraggebers oder Programmmanagements, die Dokumentation von Empfehlungen für Folgeaktionen und das Einholen der offiziellen Abnahme. Auch eine vorzeitige Beendigung ist möglich, falls der Business Case entfällt, muss jedoch ebenfalls den Abschluss-Prozess durchlaufen. 

Prozessübersicht:

• Vorbereitung und Übergabe der Ergebnisse: Bevor der Abschluss stattfinden kann, müssen alle Projektprodukte geliefert und an die Stakeholder übergeben werden. 

• Bewertung des Projekts: Nach der Übergabe erfolgt eine Bewertung, um Erfahrungen zu sammeln und die Einhaltung der ursprünglichen Ziele, Zeitpläne und Budgets zu analysieren. 

• Formelle Empfehlung: Erst wenn alle Ergebnisse erzielt und die Produkte übergeben wurden, kann der Projektmanager den Abschluss empfehlen. Er dokumentiert dies oft in einem Abschlussbericht, der auch Empfehlungen und die gesammelten Erfahrungen enthält. 

• Genehmigung: Der Lenkungsausschuss muss den Abschlussbericht formell annehmen, um die offizielle Beendigung des Projekts zu bestätigen. 

• Archivierung: Alle Projektunterlagen und Abschlussdokumente werden geordnet archiviert. 

Ausnahmen und Sonderfälle:

• Vorzeitige Beendigung: Der Lenkungsausschuss kann den Projektmanager anweisen, ein Projekt unter bestimmten Umständen vorzeitig zu beenden. In diesem Fall werden die oben genannten Schritte entsprechend angepasst. 

Management und Entscheidungsfindung:

Im Projektmanagement sind für den Abschluss eines Projekts sowohl das Management als auch die Entscheidungsfindung entscheidend, um den Prozess strukturiert und erfolgreich zu beenden. Die Rollen und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Schritte sind dabei klar definiert. 

• Projektmanager:

o Planung und Überwachung: Der Projektmanager ist federführend für die Planung und Überwachung des gesamten Abschlussprozesses verantwortlich.

o Dokumentation: Er stellt sicher, dass alle notwendigen Abschlussdokumente erstellt werden, einschließlich des Abschlussberichts und des Lernens aus Erfahrungen.

o Kommunikation: Er ist die primäre Kontaktperson für den Auftraggeber und das Management während der Abschlussphase. 

o Stakeholder-Einbindung: Der Projektmanager muss die Stakeholder einbeziehen und sicherstellen, dass deren Erwartungen erfüllt wurden.

• Auftraggeber:

o Entscheidungsfindung: Er trifft die finale Entscheidung über den formalen Projektabschluss, basierend auf den Empfehlungen des Projektmanagements.

o Abnahme: Er ist für die offizielle Abnahme der gelieferten Produkte oder Ergebnisse verantwortlich.

o Sponsor des Projekterfolgs: Der Projektauftraggeber ist letztlich für den Projekterfolg verantwortlich, der in der Abschlussphase bewertet wird. 

• Lenkungsausschuss oder Management:

o Strategische Entscheidungen: Das höhere Management entscheidet über strategische Fragen, die den Abschluss betreffen, etwa im Falle eines vorzeitigen Abbruchs oder bei der Bewertung der Projektergebnisse für zukünftige Vorhaben.

o Ressourcenzuweisung: Es entscheidet über die Freigabe von Ressourcen für andere Projekte oder die Auflösung des Projektteams.