Beim Managen eines Phasenübergangs geht es darum, eine abgeschlossene Projektphase zu überprüfen und die nächste Phase vorzubereiten. Die wichtigsten Aktivitäten sind die Planung der nächsten Phase, die Aktualisierung des Projektplans und des Business Cases, sowie die Berichterstattung an den Lenkungsausschuss, damit dieser über den weiteren Verlauf entscheiden kann. Bei Abweichungen werden auch Ausnahmepläne erstellt. 

Zweck:

Der Prozess Managen eines Phasenübergangs gewährleistet, dass der Lenkungsausschuss von Projektmanager genügend Inforationen erhält, und so der Erfolg der Aktuellen Phasen beurteilen, der nächste Phase freigeben, der aktualisierten Projektplan prüfen, und sich vergewissern kann, dass das Projekt weiterhin geschäftlich gerechtfertigt ist, und die Risiken akzeptable sind.

Zielsetzung:

Um einen Phasenübergang erfolgreich zu managen, müssen die definierten Ziele in eine Reihe von strukturierten Aktivitäten überführen werden. Die folgende Vorgehensweise skizziert die notwendigen Schritte: 

• Phasenabschluss vorbereiten:

o Bestätigung der Ergebnisse: Es muss sichergestellt werden, dass alle im Phasenplan für die aktuellen Phasenprodukte Produkte oder Ergebnisse aggeschlossen sind und die erforderlichen Abnahmen von den relevanten Stakeholdern (i.e. den Auftraggebern oder Fachexperten) aggeschlossen sind. Dies sollte durch formelle Akzeptanzdokumente nachgewiesen werden.

o "Lernen aus Erfahrungen" erfassen: Es ist sinnvoll, Workshops oder Meetings mit dem Projektteam durchzuführen, um Erfahrungen aus den abgeschlossenen Projekten zu sammeln und dabei sowohl Erfolge als auch Herausforderungen zu analysieren, um Erkenntnisse für zukünftige Projekte oder die nächste Phase zu gewinnen. Die Ergebnisse sollten dokumentiert werden.

• Projektdokumentation aktualisieren:

o Prüfung und Aktualisierung: Hier werden alle relevanten Projektdokumente überprüft, wie zum Beispiel den Projektplan, das Risikoregister und den Kommunikationsplan und die Dokumente an die Entwicklungen und Ergebnisse der abgeschlossenen Phase angepasst.

o Abschlussbericht erstellen: Hier sollen die wichtigsten Ergebnisse, der Status des Projekts und die gesammelten Erfahrungen in einem Phasenabschlussbericht zusammengefasst werden.

• Nächste Phase planen:

o Phasenplan erstellen: Hier findet die Entwicklung eines detaillierten Phasenplans für die kommende Phase statt. Dieser sollte die Ziele, die zu liefernden Produkte, die neutlichen Ressourcen (Personal, Budget) sowie einen karen Zeitplan enthalten.

o Risikoanalyse durchführen: Es ist notwendig, neue Risiken zu identifizieren, die sich durch die nächste Phase ergeben könnten, und Sie das Risikoregister entsprechend zu überarbeiten.

• Freigabe durch den Lenkungsausschuss beantragen:

o Informationen für den Lenkungsausschuss aufbereiten: Es soll eine "Präsentation" vorbereitet werden, die alle wichtigen Informationen für den Lenkungsausschuss enthält. Dazu gehören der Fortschritt der abgeschlossenen Phase, die gesammelten Erkenntnisse und der Plan für die nächste Phase.

o Sitzung abhalten: Hier werden die Ergebnisse und den Plan in einer Sitzung des Lenkungsausschusses vorgestellt und beantragt die formelle Freigabe für den Start der nächsten Phase.

• Start der nächsten Phase:

o Freigabe protokollieren: Es ist wichtig, die Freigabe der nächsten Phase durch den Lenkungsausschuss formal in den Projektunterlagen zu dokumentieren.

o Projektteam informieren: Der letzte Schritt besteht darin, die Entscheidung des Lenkungsausschusses und die nächsten Schritte an das gesamte Projektteam und alle relevanten Stakeholder zu kommunizieren. 

Kontext:

Das Management eines Phasenübergangs ist ein kontrollierter Prozess, der das Projekt in überschaubare Phasen unterteilt und eine regelmäßige Überprüfung erfordert, ob das Projekt die Ziele noch verfolgt. Am Ende jeder Phase prüft der Lenkungsausschuss, ob die Weiterführung des Projekts genehmigt werden soll und ob der Nutzen der Produkte gewährleistet ist. Dieser Prozess ermöglicht es, Korrekturmaßnahmen einzuleiten oder das Projekt vorzeitig zu beenden, wenn es nicht mehr zielführend ist. 

• Notwendigkeit der Phasenunterteilung: Projekte werden in Managementphasen unterteilt, um sie überschaubar und kontrollierbar zu machen.

• Prüfung des Nutzens: Am Ende jeder Phase wird bewertet, ob das Projekt seinen geschäftlichen Nutzen weiterhin gewährleistet und ob es auf dem richtigen Weg ist.

• Genehmigung durch den Lenkungsausschuss: Die Fortsetzung des Projekts muss regelmäßig vom Lenkungsausschuss freigegeben werden.

• Anpassung und Korrektur: Der Prozess bietet einen Mechanismus zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen oder zur vorzeitigen Beendigung des Projekts, falls die Ziele nicht mehr erreicht werden.

Prozessübersicht:

• Planung der nächsten Phase: Die Aktivitäten für die nachfolgende Phase werden definiert und geplant.

• Erstellung von Ausnahmelplänen: Bei unerwarteten Ereignissen wird ein Ausnahmelplan erstellt.

• Bewertung und Aktualisierung: Der Phasenplan wird bewertet und der übergeordnete Projektplan entsprechend aktualisiert.

• Aktualisierung des Business Case: Die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts wird überprüft und bei Bedarf aktualisiert.

• Berichterstattung an den Lenkungsausschuss: Der Lenkungsausschuss erhält einen Bericht, der den Abschluss der aktuellen Phase zusammenfasst und die Ergebnisse vorstellt. 

Management und Entscheidungsfindung:

• Der Lenkungsausschuss

Dies ist das oberste Entscheidungsgremium und besteht aus Vertretern der geschäftlichen, fachlichen und liefernden Seite. 

o Entscheidungsrolle: Der Lenkungsausschuss entscheidet, ob ein Projekt in die nächste Phase übergehen darf.

o Aufgaben: Er genehmigt den Plan für die nächste Phase, bewertet den Fortschritt und stellt sicher, dass der Business Case (die geschäftliche Rechtfertigung) weiterhin gültig ist. Falls die aktuelle Phase nicht erfolgreich war, kann er auch die Einstellung des Projekts beschließen. 

• Der Projektmanager:

Der Projektmanager leitet das Projekt im Tagesgeschäft und bereitet die Entscheidungen des Lenkungsausschusses vor. 

o Rolle: Er managt die Ausführung der aktuellen Phase und bereitet den Abschlussbericht sowie den Plan für die nächste Phase vor.

Entscheidungsbefugnis: Innerhalb der genehmigten Toleranzen hat er die Verantwortung für die täglichen Entscheidungen. Bei drohender Überschreitung von Zeit-, Kosten- oder Qualitätsvorgaben muss er dies an den Lenkungsausschuss eskalieren. 

• Der Teamleiter

Der Teamleiter ist für die Auslieferung der spezifischen Produkte oder Arbeitspakete innerhalb einer Phase verantwortlich. 

o Rolle: Er managt den Fortschritt seines Teams und kommuniziert mit dem Projektmanager.

o Aufgaben: Er berichtet über den Status der Arbeitspakete und übergibt die fertigen Produkte an den Projektmanager.