Das Vorbereiten eines Projekts ist die Phase, in der die Grundlage für den Projekterfolg geschaffen wird. Dazu gehört die Definition klarer Ziele, das Klären der Erwartungen aller Beteiligten, die Analyse der Machbarkeit und die grobe Planung der notwendigen Schritte, um eine Entscheidungsgrundlage für die Initiierung des Projekts zu schaffen. Diese Phase legt das Fundament für die detaillierte Planung. 

Zweck:

Durch Beantwortung der Frage „Handelt es sich um ein durchführbares und Lohnenden Projekt?“

Zielsetzung:

Die Projektzielsetzung ist die klare und eindeutige Beschreibung des gewünschten Endzustands eines Projekts, die in der Vorbereitungsphase festgelegt wird. Sie bildet die Grundlage für alle weiteren Projektaktivitäten, wie die Planung von Zeit, Kosten und Ressourcen, und dient als Maßstab für den Erfolg des Projekts. Wichtig ist, dass die Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind, um eine klare Richtung zu geben. Hier müssen die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Die Initiierung eines Projekts wirtschaftlich gerechtfertigt ist

• Alle für die Imitierung des Projekts notwendigen Verantwortlichkeiten und Befugnisse vorhanden sein müssen

• Ausreichende Informationen für die Definition und Beschäftigung des Projektumfangs vorhanden sind

• Der verschiedenen Alternativen, wie das Projekt durchgeführt werden könnte, bewertet worden sind

• Mit geringen Aufwand entscheiden,, ob die Initiierung des Projekts Lohnenswert ist

• Geeigneten Personen für die Durchführung der Initiierungsphase und für die Besetzung wichtiger Projektmanagementrollen ernannt wurden

o   Die in der Initiierungsphasen ernannt wurden

o   Die in der Initiierungsphase anfallende Arbeit geplant wurde

Kontext:

Ein Projektmandat vom Unternehmens- oder Programmmanagement initiiert ein Projekt und dient als Grundlage für die Erstellung der Projektbeschreibung und des Business Case. Nach der Abstimmung mit allen Beteiligten liefert die Projektbeschreibung die Basis für die Initiierungsentscheidung und ihre Inhalte werden später in die detaillierte Projektleitdokumentation übernommen. 

• Auslöser: Der Projektmandat wird vom übergeordneten Management bereitgestellt, um die Erwartungen und Einschränkungen zu definieren, die den Auslöser für das Projekt darstellen. 

• Grundlage für die Projektbeschreibung: Aus diesem Mandat heraus wird die Projektbeschreibung entwickelt, welche die Gliederung des Business Case enthält. 

• Basis für die Initiierung: Die Projektbeschreibung und der Business Case bilden zusammen die Grundlage, um zu entscheiden, ob das Projekt gestartet werden soll. 

• Abstimmung mit Beteiligten: Beide Dokumente, der Entwurf des Business Case und die Projektbeschreibung, müssen mit allen relevanten Beteiligten abgestimmt werden, um sicherzustellen, dass die Erwartungen übereinstimmen und alle notwendigen Beiträge berücksichtigt wurden. 

• Übernahme in die Projektleitdokumentation: Die Inhalte der Projektbeschreibung bilden später die Basis, um detailliertere Informationen in die formelle Projektleitdokumentation zu übernehmen. 

Prozessübersicht:

Die Vorbereitung eines Projekts beginnt mit der Identifizierung des Projektauftraggebers und Projektmanagers, der Erfassung vorhandener Erfahrungen, der Zusammenstellung der Projektbeschreibung und dem Entwurf des Business Cases. Darauf aufbauend werden das Projektteam entworfen, der Projektlösungsansatz ausgewählt und die Initiierungsphase geplant, um eine solide Grundlage für das Projekt zu schaffen. 

Managementprodukte:

• Projektbeschreibung: stellt eine gute und solide Ausgangsbasis für die Initiierung des Projekts bereit und wird in Vorbereiten eines Projekts erstellt. In Initiieren eines Projekts werden die Inhalte der Projektbeschreibung in ergänzen Form in die Projektleitdokumentation übernommen

•  Zusammensetzung:

o   Projektdefinition

o   Business Case Entwurf

o   Projektproduktbeschreibung

o   Projektlösungsansatz

o   Struktur des Projektmanagement-Teams

o   Rollenbeschreibungen

o   Verweise