Steuern einer Phase
Steuern einer Phase
Das „Steuern einer Phase“ in der Projektmanagement-Methode ist die Phase, in der der Projektmanager die operative Leitung übernimmt, um das Projekt auf Kurs zu halten. Kernaufgaben sind die Überwachung des Fortschritts und der Arbeitspakete im Vergleich zum Plan, die Steuerung der Teamarbeit, die Identifizierung von Abweichungen und die Einleitung korrigierender Maßnahmen, um die Projektziele hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität zu erreichen.
Der Zweck ist, die anfallenden Arbeiten zuzuweisen und zu verfolgen, Issues zu bearbeiten, erzielte Fortschritte an den Lenkungsausschuss zu berichten und gegeben falls Korrekturmaßnahmen einzuleiten, damit die Phase innerhalb der Toleranzen bleibt.
Zielsetzung:
Die Steuern einer Phase, zielt darauf ab, die Projektziele in einem vorgegebenen Rahmen zu erreichen. Hier ist eine strukturierte Darstellung der Ziele und der Vorgehensweise bei der Steuern einer Phase:
Lieferung der vereinbarten Produkte:
o Fokus auf die Ergebnisse: Während der Phase konzentriert sich das Projektmanagementteam auf die Erstellung der zuvor definierten Produkte.
o Überwachung der Fertigstellung: Die vereinbarten Produkte werden kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass sie gemäß Plan entwickelt werden.
Risiken und Issues kontrollieren:
o Risikomanagement: Risiken werden identifiziert, analysiert und aktiv gesteuert, um potenzielle negative Auswirkungen auf den Projekterfolg zu minimieren und Chancen zu nutzen, die den Projekterfolg beeinträchtigen könnten.
o Umgang mit einem Issue: Auftretende Issues werden systematisch erfasst und gelöst.
Einhaltung von Qualitäts-, Budget- und Zeitstandards:
o Qualitätssicherung: Es wird sichergestellt, dass alle Produkte den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen. Dies beinhaltet regelmäßige Tests und Überprüfungen.
o Budgetkontrolle: Das Projektbudget wird kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass die Kosten innerhalb des festgelegten Rahmens bleiben.
o Zeitmanagement: Der Projektfortschritt wird verfolgt, um die zeitliche Einhaltung der Meilensteine zu gewährleisten.
Überprüfung des Business Case
o Fortlaufende Validierung: Der Business Case, der die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts darstellt, wird regelmäßig überprüft.
o Entscheidungsgrundlage: Dies stellt sicher, dass das Projekt weiterhin rentabel und sinnvoll ist. Sollte die ursprüngliche Rechtfertigung nicht mehr gegeben sein, wird das Projekt angepasst oder gestoppt.
Management innerhalb von Toleranzen
o Festgelegte Grenzen: Das Projektmanagementteam arbeitet innerhalb bestimmter Toleranzen für Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiken und Nutzen.
o Eskalation bei Überschreitung: Sollten diese Toleranzen voraussichtlich überschritten werden, muss das Projektmanagement das Lenkungsgremium (den Project Board) informieren. Das Lenkungsgremium trifft dann eine Entscheidung über das weitere Vorgehen.
o Verantwortlichkeiten: Während der Projektmanager die tägliche Steuerung innerhalb der Toleranzen übernimmt, konzentrieren sich die Teammanager auf die Erstellung der Ergebnisse innerhalb ihres Aufgabenbereichs.
Kontext:
Der Prozess "Steuern einer Phase" beschreibt die täglichen Aufgaben eines Projektmanagers zur Überwachung und Steuerung der Projektarbeit innerhalb einer Phase. Der Prozess gilt für alle Phasen, in denen Projektprodukte erstellt werden. Er beginnt, nachdem das Projekt genehmigt wurde, kann aber auch auf die Initiierungsphase selbst angewendet werden.
Tagesgeschäft des Projektmanagers: Dieser Prozess repräsentiert das Tagesgeschäft des Projektmanagers, bei dem er die Fortschritte überwacht und sicherstellt, dass die Phase innerhalb der festgelegten Toleranzen bleibt.
Arbeitspakete: Der Projektmanager weist Arbeitspakete zu und steuert sie, um die Produkte der Phase zu erstellen.
Phasenübergang: Bevor eine Phase abgeschlossen wird, bereitet der Projektmanager mit dem Prozess "Managen eines Phasenübergangs" Entscheidungsgrundlagen für den Lenkungsausschuss vor.
Am Ende der letzten Phase: wird der Prozess "Abschließen eines Projekts" aufgerufen, um das Projekt offiziell zu beenden.
Prozessübersicht:
Die Prozessübersicht "Steuern einer Phase" umfasst die Freigabe von Arbeitspaketen, das Prüfen ihres Status und die Entgegennahme abgeschlossener Pakete. Zusätzlich beinhaltet sie die Überprüfung der Managementphasen, das Berichten über den Projektstatus, die Erfassung und Bewertung von Issues und Risiken sowie die Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Dieser Prozess beschreibt das tägliche Management durch den Projektmanager wie folgt:.
Arbeitspaket freigeben: Den Teams die Erlaubnis erteilen, mit den zugewiesenen Aufgaben zu beginnen.
Status eines Arbeitspakets prüfen: Regelmäßig den Fortschritt der laufenden Arbeitspakete überwachen, um sicherzustellen, dass sie auf Kurs sind.
Abgeschlossene Arbeitspakete entgegennehmen: Die Fertigstellung der Arbeitspakete bestätigen und die Übergabe an den nächsten Schritt im Projekt veranlassen.
Status der Managementphase prüfen: Den Gesamtstatus der aktuellen Phase im Hinblick auf Ziele und Zeitplan überprüfen.
Über den Projektstatus berichten: Dem Management und anderen Stakeholdern regelmäßig über den Fortschritt, die Leistung und andere relevante Informationen berichten.
Issues und Risiken erfassen und bewerten: Neue Probleme, die während der Phase auftreten, identifizieren, dokumentieren und ihre potenziellen Auswirkungen bewerten.
Issues und Risiken eskalieren: Probleme, die nicht innerhalb des Projektteams gelöst werden können, an die nächsthöhere Managementebene weiterleiten.
Korrekturmaßnahmen einleiten: Bei Abweichungen vom Plan Maßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Management und Entscheidungsfindung:
Projektmanager:
o Ist für die reibungslose Durchführung der Phase verantwortlich.
o Überwacht den Zeit- und Kostenrahmen und ergreift Maßnahmen bei Abweichungen.
o Achtet auf die Qualität und sorgt für die Einhaltung der Projektziele.
o Kommuniziert eng mit dem Projektteam.
o Dokumentiert den Fortschritt und bereitet regelmäßige Berichte vor.
Lenkungsausschuss:
o Fällt übergeordnete Entscheidungen, z. B. bei Änderungen, die den Projektplan betreffen.
o Führt Risikobewertungen durch und genehmigt Minderungsmaßnahmen.
o Überwacht den Projektstatus und die Fortschritte.
o Überprüft und entscheidet über die Freigabe der nächsten Phase.