Die "Initiierung eines Projekts" ist die erste Phase des Projektmanagements, in der der Grundstein für den Erfolg gelegt wird. In dieser Phase werden die Projektidee konkretisiert, Ziele definiert, die Machbarkeit geprüft und die wichtigsten Stakeholder (Interessengruppen) sowie die Ressourcen und Risiken festgelegt. Das Ergebnis ist die formelle Genehmigung des Projekts durch einen Projektauftrag. 

Zweck ist es, eine solide Grundlage für das Projekt zu schaffen, die der Organisation ein klares Bild davon vermittelt, was mit den geplanten Arbeiten verbunden ist, bevor größere finanzielle Mittel zugesagt werden.

Zielsetzung:

Die Zielsetzung in der Projektinitiierung schafft ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten, indem sie Projektgründe, Nutzen, Risiken, Umfang, Produkte, Zeitpläne, Kosten, Qualitätsstandards, Baselines, Stakeholder-Rollen und Kontrollmechanismen definiert. Dies wird in der Regel in einem Projektauftrag festgehalten, um eine solide Grundlage für das weitere Vorgehen zu schaffen: 

• Gemeinsames Verständnis schaffen: Alle Beteiligten müssen die gleiche Auffassung von den Projektzielen haben, um einheitlich arbeiten zu können. 

• Risiken und Nutzen definieren: Die Gründe für das Projekt, der erwartete Nutzen und die damit verbundenen Risiken müssen klar benannt werden. 

• Umfang und Produkte festlegen: Es muss genau definiert sein, welche Arbeiten ausgeführt und welche Produkte geliefert werden sollen. 

• Zeitpläne, Kosten und Qualität festlegen: Der Zeitrahmen, die Kosten und der Prozess zur Erreichung der Qualitätsstandards werden definiert. 

• Rollen und Verantwortlichkeiten klären: Es wird festgelegt, wer welche Entscheidungen trifft und wer welche Informationen in welcher Form benötigt. 

• Kontrollmechanismen etablieren: Es wird festgelegt, was als Baseline festgelegt und gesteuert wird, wie Risiken und Änderungen gemanagt werden und wie der Projektfortschritt überwacht wird. 

• Anpassung der Methode festlegen: Es wird definiert, wie die Projektmanagementmethode an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst wird. 

Eine klare Zielsetzung ist entscheidend für den Projekterfolg. Sie dient als Fundament für die gesamte Projektplanung, erleichtert die Entscheidungsfindung, hilft beim Management von Erwartungen und ermöglicht eine wirksame Überwachung und Kontrolle des Projekts. 

Kontext:

Der Prozess der Projektinitiierung legt den Grundstein für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Er gibt dem Lenkungsausschuss die Möglichkeit, auf Basis fundierter Informationen über die Fortsetzung zu entscheiden. In dieser Phase werden die notwendigen Managementprodukte zusammengestellt, die als Grundlage für die Planung und Steuerung des Projekts dienen. 

Prozessübersicht:

• Anpassungsanforderungen festlegen: In dieser Phase werden die Bedingungen und Anforderungen identifiziert, die sich im Laufe des Projekts wahrscheinlich ändern werden. Dies beinhaltet die Entwicklung eines Ansatzes, wie auf solche Änderungen reagiert und das Projektmanagement angepasst wird.

• Risikomanagementansatz erstellen: Hier wird definiert, wie mit Projektrisiken umgegangen wird. Das schließt die Identifizierung, Analyse und Priorisierung potenzieller Risiken sowie die Festlegung von Maßnahmen zu deren Bewältigung ein.

• Änderungssteuerungsansatz erstellen: Festlegung des Prozesses, wie Änderungen am Projektumfang gehandhabt werden. Es wird bestimmt, wer Änderungen beantragen kann, wie sie bewertet werden und wie die Genehmigung erfolgt, um die Kontrolle über das Projekt zu behalten.

• Qualitätsmanagement-Ansatz erstellen: Hier wird der Ansatz zur Qualitätssicherung festgelegt. Dazu gehört die Definition der Qualitätsstandards, die Einhaltung der Qualitätspolitik und die Methoden zur Überwachung und Kontrolle der Qualität im Projekt.

• Kommunikationsmanagementansatz erstellen: Dies definiert die Art und Weise, wie die Kommunikation im Projekt ablaufen soll. Es werden die Kommunikationsziele, die Zielgruppen, die Art der Informationen und die Kommunikationsfrequenz festgelegt.

• Projektsteuerungsmittel einrichten: Es werden die Werkzeuge und Mechanismen für die Projektkontrolle und -überwachung definiert. Dies umfasst die Häufigkeit und Form der Berichterstattung, Eskalationsmechanismen und Toleranzen für delegierte Befugnisse.

• Projektplan erstellen: Ein vorläufiger Projektplan, oft noch auf grober Ebene, wird erstellt. Dieser beinhaltet die wichtigsten Produkte, Aktivitäten, Ressourcen sowie einen Zeit- und Kostenumfang, um eine erste Vorstellung von der Projektumsetzung zu erhalten.

• Nutzenmanagement-Ansatz erstellen: Dieser Ansatz beschreibt, wie sichergestellt wird, dass das Projekt die erwarteten Vorteile und den Wert für die Organisation liefert. Dazu gehören die Definition der erwarteten Vorteile und die Methode zu deren Messung.

• Projektleitdokumentation zusammenfassen: Alle relevanten Informationen und Pläne werden in einem zentralen Dokument (der Projektleitdokumentation oder PID) zusammengefasst. Dieses Dokument bildet die Grundlage für die Projektgenehmigung und dient als zentrale Informationsquelle. 

Management und Entscheidungsfindung:

• Auftraggeber: Hat den größten Einfluss in der Initiierungsphase. Der Auftraggeber definiert die übergeordneten Projektziele, sichert die notwendige Finanzierung und gibt die offizielle Genehmigung für den Projektstart. Er ist oft ein hochrangiges Mitglied der Organisation und vertritt die Interessen des Projekts gegenüber der Geschäftsleitung.

• Lenkungsausschuss: Eine Gruppe von leitenden Führungskräften, die den Projektvorschlag prüfen und genehmigen. Sie stellen sicher, dass das Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt und bieten auf hoher Ebene Unterstützung sowie eine Anlaufstelle für Eskalationen. 

• Projektmanager: Leitet die Initiierungsphase, koordiniert die Aktivitäten, erstellt den ersten Projektplan und holt die erforderlichen Genehmigungen ein. Er ist dafür verantwortlich, die Anforderungen zu sammeln und erste Machbarkeitsstudien durchzuführen.