Organisation
Organisation
Eine Projektorganisation ist wichtig, weil sie Struktur und Klarheit schafft, Rollen und Verantwortlichkeiten festlegt, die Effizienz steigert und die Erreichung von Projektzielen innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens sichert. Durch klare Strukturen werden Komplexität reduziert und die Zusammenarbeit sowie Entscheidungsfindung beschleunigt, was entscheidend für den Projekterfolg ist.
Zweck des Themas "Organisation": Die Definition und Festlegung der Organisationsstruktur des Projekts und die Zuordnung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Projektinteressen:
Unternehmen: Die Produkte müssen einem geschäftliche Notwendigkeit entsprechen, der die Investition rechtfertigt, und das Projekt muss ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen. Es muss sichergestellt werden, dass diese Voraussetzungen vor und während des Projekts erfüllt werden.
Benutzer: Unterscheidung zwischen den Interessen des Unternehmens und den Bedürfnissen derjenigen, die mit den Produkten des Projekts arbeiten werden. Sie sind für die Spezifikation der Anforderungen zuständig.
Lieferanten: Für die Herstellung der Produkte werden Ressourcen benötigt, die über ein Know-how verfügen.
Der PRINCE2® Ansatz:
Lenken: (Lenkungsausschuss /Benutzervertreter, Auftraggeber, Lieferantenvertreter/): Die für die Lenkung und Management des Projekts zuständige oberste Instanz, innerhalb der vom Unternehmer oder der Programmmanagement festgelegten Einschränkungen. Sie ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich.
Zuständigkeiten:
o Freigabe alle wichtigen Pläne und Ressourcen
o Genehmigung aller tatsachlicher oder prognostizierten Abweichungen über die Phasentoleranzen hinaus
o Bestätigung des Phasen Abschlusses am Ende jeder Phase und Freigabe der nächsten Phase
o Kommunikation mit anderen Stakeholdern
o Übernahme der Verantwortung für den Erfolg oder Misserfolg des Projekts
o Lenkung des Projekts
o Effektiv zu delegieren
o Unterstützung der Integration des Projektmanagement-Teams
o Bereitstellung der Ressource und Freigabe der Mittel
o Sicherstellen eine effektiven Entscheidungsfindung
o Sichtbare und nachhaltige Unterstützung des Projektmanagers
o Sicherstellen effektives Kommunikation
Auftraggeber: Er trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt, ist ein Entscheidungsträger im Lenkungsausschuss und ist für das Risikomanagement und den Business Case zuständig. Während des Prozesses „Vorbereiten eines Projekt“ wird nur eine Person als Auftraggeber ernannt.
Benutzervertreter: Ein oder mehrere Benutzervertreter sind für den Input der Benutzerseite zuständig und vertreten die Anwender, die von den Projektergebnissen betroffen sind.
Lieferantenvertreter: Ein oder mehrere Lieferantenvertreter stellen sicher, dass die Anforderungen realistisch sind und die Qualität der Produkte gewährleistet ist, und leiten die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Arbeiten.
Steuern (Projektmanager): Er ist für das Tagesgeschäft des Projekts innerhalb des vom Lenkungsausschuss festgelegten Einschränkungen verantwortlich. Seine Hauptaufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt die gewünschten Produkte liefert und die Leistungsziele in Bezug auf Zeit- und Kostenaufwand, Qualität, Umfang, Nutzen und Risiken erreicht. Die Rolle des Projektmanager darf nicht geteilt werden. Er steuert den Teammanager.
Liefern (Teammanager): die Verantwortung für die Lieferung der Produkte des Projekts in einer angemessenen Qualität und innerhalb eines definierten Zeit- und Kostenrahmens.
Weitere Rollen des Lenkungsausschusses:
Projektsicherung: Im Rahmen der Projektsicherung besteht die Aufgabe darin, die Leistung und die Produkte unabhängig von den Projektmanager zu überwachen. Die Projektsicherung arbeitet im Auftrag des Lenkungsausschusses und unterstützt den Projektmanager und berät in Fragen wie Qualitätsprüfungen oder Qualitätsinspektionen.
Änderungsinstanz: Vor dem Ende der Initierungsphase der Lenkungsausschuss muss sich entscheiden, ob er die Befugnis zur Genehmigung oder Ablehnung von Änderungsanträgen oder Spezifikationsänderungen delegiert, oder er nimmt diese Aufgabe selbst wahr. Je nach Schwerengrad können Änderungsanträge sollen vollenden Ebenen behandelt werden:
o Vom Unternehmens- Programmmanagement
o Vom Lenkungsausschuss
o Vom eine beauftragte Änderungsinstanz
o Vom Projektmanager
Projektunterstützung: Die Projektunterstützung Bietet administrative und logistische Unterstützung sowie Anleitung und Beratung zum Umfang mit Werkzeugen oder Konfigurationsmanagement. Diese Rolle liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, kann aber an eine andere Person delegiert werden.
Stakeholder: Die Stakeholder sind nicht Teil des Projektmanagement-Teams, können aber während der gesamten Projektlaufzeit einen Einfluss auf das Projekt haben, indem sie:
o Das Projekt unterstützen oder ablehnen
o Vom Projektergebnis profitieren, oder Nachteile dadurch erfahren
o Das Projekt als Bereicherung oder Bedrohung ihrer Position empfinden
o Das Projekt aktiv fördern oder den Fortschritt verhindern
Kombinieren von Rollen:
Das Kombinieren von Rollen im Projektmanagement bedeutet, dass eine Person mehrere Rollen übernehmen kann oder dass mehrere Personen eine einzelne Rolle ausüben. Es ist eine bewusste Entscheidung, die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, um die Effizienz zu steigern. Bei der Kombination von Rollen ist jedoch Folgendes zu beachten:
o Die Rollen des Auftraggebers und des Projektmanagers können nicht kombiniert werden
o Es kann nur einen Auftraggeber und nur einen Projektmanager geben
o Die Verantwortung des Auftraggebers für den Erfolg des Projekts kann nicht delegiert
werden
o Der Lenkungsausschuss darf Projektsicherungsaufgaben auf keinen Fall an der Projektmanager, Teammanager oder die Projektunterstützung delegieren.
Mindestanforderungen:
o Definition der Organisationsstruktur und die Rollen für das Projekt
o Regeln zum Delegieren von Verantwortlichkeiten der Änderungsinstanz dokumentieren
o Definition des Ansatzes für die Kommunikation und Interaktion mit den Stakeholder
Managementprodukte:
o Projektleitdokumentation: definiert das Projekt, legt die Richtung und den Umfang des Projekts fest und bildet zusammen mit dem Phasenplan den "Vertrag" zwischen dem Projektmanager und dem Lenkungsausschuss.
o Kommunikationsmanagement-Ansatz: ist eine Beschreibung der Kommunikationsmittel
Die beiden oben genannten Managementprodukte sollten
o In Prozess "Initiieren eines Projekts" erstellt werden.
o An den Phasenübergängen geprüft und aktualisiert
o Bei der Planung der Letzten Projektphase muss der Kommunikationsmanagement- Ansatz ebenfalls geprüft werden