Das „Lenken eines Projekts“ ist eine übergeordnete Phase im Projektmanagement, die alle Aktivitäten umfasst, die erforderlich sind, um das Projekt zu steuern und zu überwachen, bis es abgeschlossen ist. Zu diesem Prozess gehört das Erfassen bestehender Erfahrungen, die Zusammenstellung einer Projektbeschreibung, die Entwicklung eines Business Cases Entwurfs, die Auswahl des Projektlösungsansatzes und die Planung der Initiierungsphase.

Zweck:

Der Lenkungsausschuss in die Lage zu versetzen, seiner Verantwortung für den Projekterfolg nachzukommen,

Zielsetzung:

Lenken eines Projekts durch einen Lenkungsausschuss stellt sicher, dass die fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung bestehen bleibt und das Projekt seine Wirtschaftlichkeit behält. Dazu gehören die Überwachung und Steuerung des Projekts mit wenigen, klaren Entscheidungspunkten, die Aufrechterhaltung der Verbindung zum Programm- oder Unternehmensmanagement, die Sicherstellung, dass die Befugnisse für Initiierung und Abschluss des Projekts vorliegen, und die Überwachung der Lieferung des Projektprodukts. Wichtige Punkte:

• Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Der Lenkungsausschuss stellt sicher, dass der Business Case des Projekts über den gesamten Projektverlauf hinweg gültig bleibt.

• Kontinuierliche Überwachung und Steuerung: Der Projektmanager überwacht und steuert das Projekt mit wenigen, aber entscheidenden Entscheidungspunkten, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

• Verbindung zum Programm-/Unternehmensmanagement: Der Lenkungsausschuss agiert als Schnittstelle, um das Projekt mit der übergeordneten Unternehmensstrategie abzustimmen.

• Befugnisse: Es wird sichergestellt, dass die notwendigen Befugnisse für die Initiierung, die Lieferung und den Abschluss des Projekts vorhanden sind.

Kontext:

Der Prozessschritt "Lenken eines Projekts" ist die oberste Projektmanagement-Phase, in der die Autorität zur Initiierung, Steuerung und zum Abschluss des Projekts ausgeübt wird. Er umfasst die Überwachung und Entscheidungsfindung durch den Lenkungsausschuss, die Unterstützung des Projektmanagers und das Sicherstellen, dass das Projekt durchführbar bleibt. 

• Beginn: Der Prozess beginnt nach dem Abschluss der Projektvorbereitungsphase und wird durch den Antrag auf Projektinitiierung ausgelöst. 

• Übergabe: Der Projektmanager übergibt die Projektbeschreibung und den Plan für die Initiierungsphase an den Lenkungsausschuss und empfiehlt entweder die Freigabe oder die Ablehnung der Initiierung. 

• Kontinuierliche Leitung: Der Prozess erstreckt sich über die gesamte Projektdauer, bis der Abschluss des Projekts erreicht ist. 

• Ende: Der Prozess endet mit der offiziellen Freigabe des Projektabschlusses durch den Lenkungsausschuss. 

Prozessübersicht:

• Die Initiierung des Projekts freigeben: Der Lenkungsausschuss entscheidet, ob das Projekt basierend auf der Projektbeschreibung und dem Initiierungsplan, die vom Projektmanager vorgelegt werden, gestartet wird. 

• Das Projekt freigeben: Dies ist die übergreifende Verantwortung des Lenkungsausschusses, um das Projekt zu autorisieren, die Durchführung zu steuern und zu überwachen, bis es abgeschlossen ist. 

• Phasenübergänge absichern: Der Lenkungsausschuss genehmigt den Plan der nächsten Phase oder erteilt Ausnahmen (z.B. einen Ausnahmeplan), um den Übergang vom ursprünglichen Plan in die nächste Phase zu regeln. 

• Der Projektmanager ad hoc Anweisungen geben: Der Lenkungsausschuss gibt dem Projektmanager bei Bedarf spezifische Anweisungen, um auf aktuelle Situationen zu reagieren. 

• Der Projektabschluss freigeben: Der Lenkungsausschuss entscheidet, ob das Projekt nach Abschluss aller Arbeiten beendet wird. 

Management und Entscheidungsfindung:

• • Lenkungsausschuss:

o Überwachung und Steuerung: Der Lenkungsausschuss überwacht den Projektfortschritt und trifft Entscheidungen bei wichtigen Meilensteinen und wichtigen Fragen, die außerhalb der Befugnisse des Projektmanagers liegen. 

o Unterstützung des Projektmanagers: Er stellt klare Anweisungen, Prioritäten und Ressourcen bereit und gibt Feedback, um die Projektdurchführung zu unterstützen. 

o Entscheidungsfindung: Der Ausschuss trifft Entscheidungen über den Projektverlauf, wie z.B. die Freigabe von Phasen und Budgets. 

• Projektmanager:

o Berichterstattung und Eskalation: Der Projektmanager berichtet über Fortschritte, erstellt Ausnahmenberichte und leitet Weisungsanfragen an den Lenkungsausschuss weiter. 

o Umsetzung: Er ist für die tägliche Ausführung der Projektarbeit verantwortlich und stellt sicher, dass die Anweisungen des Lenkungsausschusses umgesetzt werden. 

o Befugnisse: Der Projektmanager benötigt klare Anweisungen und die entsprechenden Befugnisse, um seine Aufgaben effektiv ausführen zu können.