Fortschritt
Fortschritt
Fortschritt im Projektmanagement bezeichnet den Grad der Annäherung an die Projektziele im Zeitverlauf und wird durch die Fortschrittskontrolle überwacht. Dies geschieht, indem die bisher erbrachten Leistungen mit dem geplanten Leistungsumfang verglichen werden, oft in Form eines prozentualen Fertigstellungsgrads. Das Ziel ist, frühzeitig Probleme zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.
Zweck:
Zwei der Prinzipien von PRINCE2® sind das Steuern über Managementphasen und die fortlaufende geschäftliches Rechtfertigung. Die Einrichtung von Mechanismen für die Beobachtung und den Vergleich der tatsächlich erbrachten Leistungen mit den Planzielen, die Erstellung einer Prognose für die Projektziele und die Erfolgsaussichten des Projekts, sowie die Kontrolle, und Steuerung inakzeptabler Abweichungen.
Wichtige Begriffe:
Fortschritt:
Fortschritt im Projektmanagement beschreibt den Grad der Erreichung geplanter Projektziele zu einem bestimmten Zeitpunkt, also:
o Maßstab, ob und in welchem Umfang Ziele eines Plans erreicht, wurden
o Überwachung auf den Ebenen des Arbeitspakets, der Phase des Projekts
Toleranzen:
In der Projektarbeit bedeuten Toleranzen die zulässigen Abweichungen von den Planvorgaben bei messbaren Merkmalen. Sie definieren einen akzeptablen Spielraum, innerhalb dessen ein Projektteil noch als erfolgreich gilt. Toleranzen sind notwendig, um die Funktionsfähigkeit des Projektergebnisses zu gewährleisten und gleichzeitig die Kosten- und Zeitaufwände durch unnötig hohe Genauigkeit zu vermeiden.
Ausnahme:
Ausnahmen und Toleranzen im Projektmanagement beschreiben die Abweichung von den geplanten Zielen (z. B. Zeit, Kosten, Qualität usw.) und das Vorgehen, wenn diese Abweichungen die vereinbarten Grenzen überschreiten. Toleranzen sind die zulässigen Spielräume, innerhalb derer ein Projektmanager das Projekt eigenverantwortlich steuern kann. Eine Ausnahme tritt ein, wenn eine Überschreitung dieser Toleranzen absehbar ist oder bereits erfolgt ist, was zur Eskalation an die nächsthöhere Managementebene führt.
Anforderungen:
Die Anforderungen an den Projektfortschritt beinhalten klare Ziele und Meilensteine, regelmäßige Überwachung durch Kennzahlen (Zeit, Kosten, Qualität), sowie eine effiziente Dokumentation und Kommunikation. Weitere zentrale Anforderungen sind die Qualitätssicherung, ein gutes Ressourcen- und Risikomanagement sowie die Anpassung des Plans bei Abweichungen.
Verantwortung:
Im Projektmanagement sind Verantwortlichkeiten oft auf verschiedene Rollen verteilt, wie den Auftraggeber (Ergebnisverantwortung), den Projektleiter (Erreichung der Projektziele, Management) und Auftragnehmer (Ausführung von Arbeitspaketen). Verantwortlichkeiten umfassen typischerweise eine Kombination aus Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht.
Steuerungsmittel:
Der PRINCE2® unterscheidet zwischen zwei Arten von Kontrollinstrumenten zur Überprüfung des Fortschritts des Projekts während seiner Laufzeit:
Ereignisgesteuerte Steuerungsmittel: Einsatz bei Auftreten eines bestimmten Ereignisses, wie z.B.:
o Ende einer Phase
o Vervollständigung der Projektleitdokumentation
o Erstellung eines Ausnahmebericht
Zeitgesteuerte Steuerungsmittel: Einsatz in bestimmten zeitlichen Abstanden, wie z.B.:
o Monatliche Erstellung von Projektstatusberichten
o Teamstatusbericht
Mindestanforderungen:
Delegation von Befugnissen an die darunter liegende Managementebene
Aufteilung des Projekts in Managementphasen und Freigabe jeweils einer Phase des Projekts
Zeit- und ereignisgesteuerte Fortschritts- und Statusberichte
Meldung von Ausnahmen
Managementprodukte:
Projektleitdokumentation
o Projektlogbuch: Probleme/Bedenken aufgezeichnet
o Erfahrungsliste: formlose Sammlung guter und schlechter Erfahrungen
o Erfahrungsberichte: alle Erfahrungswerte dokumentiert
o Ausnahmeberichte: der eine Ausnahmesituation, deren Auswirkungen und die anbietenden Alternativen beschreibt
o Arbeitspaket: erhält die für Erstellung eines oder mehrere Produkte notwendigen Informationen und eine Beschreibung durchführende Arbeiten